Un reembolso de $3,000 puede parecer estupendo hasta que recuerdas que era tu propio dinero, enviado al gobierno poco a poco durante todo el año. Por otro lado, un saldo inesperado por pagar puede ejercer una presión real sobre el presupuesto familiar. Saber cómo cambiar la retención de impuestos te permite tener más control sobre ambos resultados.
Para la mayoría de los empleados, la retención no es algo que se configure una sola vez y luego se olvide. Un nuevo trabajo, un aumento de sueldo, los ingresos del cónyuge, un hijo, el trabajo por cuenta propia o un cambio en las deducciones pueden modificar lo que deberás pagar. El objetivo no tiene que ser un reembolso enorme ni un saldo exactamente de cero. Se trata de elegir una estrategia que se ajuste a tu flujo de dinero y reduzca la posibilidad de una sorpresa desagradable al declarar impuestos.
Qué hace realmente la retención de impuestos
La retención de impuestos es el impuesto sobre la renta que tu empleador descuenta de cada cheque de pago y envía al IRS y, cuando corresponde, al estado de Nueva York. El impuesto total se calcula cuando presentas tu declaración. La retención que aparece en tu W-2 es simplemente una serie de pagos anticipados de ese impuesto.
La retención federal generalmente se establece mediante el Formulario W-4. Los empleados de Nueva York suelen completar también el Formulario IT-2104 para la retención estatal y, cuando corresponde, la de la ciudad de Nueva York o Yonkers. Estos formularios indican al departamento de nómina cuánto impuesto debe retener según la información que proporcionas.
Esto es distinto de los impuestos del Seguro Social y Medicare. Cambiar tu W-4 no modifica esos impuestos de nómina. Principalmente afecta la retención del impuesto federal sobre la renta, mientras que el formulario de Nueva York afecta la retención estatal.
Cuándo cambiar la retención de impuestos
No necesitas esperar hasta enero ni hasta la temporada de impuestos. Actualiza tus formularios cuando tu situación financiera cambie lo suficiente como para afectar el impuesto que esperas pagar. Algunos ejemplos comunes son comenzar o dejar un trabajo, casarte o divorciarte, tener un hijo o aceptar un segundo empleo.
Un aumento de sueldo también puede importar. Más ingresos pueden hacer que una parte de tus ganancias quede sujeta a una tasa impositiva más alta, especialmente cuando ambos cónyuges trabajan. Las bonificaciones y las horas extras también pueden generar confusión porque los sistemas de nómina pueden retener impuestos de manera diferente sobre esos pagos adicionales que sobre el sueldo habitual.
Los ingresos adicionales son otro motivo importante para revisar la retención. Si recibes ingresos declarados en un Formulario 1099 por trabajo independiente, consultoría, entregas, ventas en línea o un pequeño negocio, ningún empleador retiene el impuesto sobre la renta de esos pagos. Puedes realizar pagos trimestrales de impuestos estimados, aumentar la retención en tu empleo con W-2 o combinar ambas opciones.
Para muchos contribuyentes, aumentar la retención de un cheque de pago habitual es más sencillo que gestionar pagos trimestrales. Por lo general, se considera que la retención se pagó de manera uniforme durante todo el año, incluso si la cantidad mayor se retuvo más adelante. Esto puede ser útil cuando un negocio secundario empieza a generar ganancias inesperadamente. La estrategia adecuada depende del conjunto de tus ingresos y del momento en que los recibas.
Cómo cambiar la retención de impuestos en el trabajo
Empieza por preguntar a tu empleador o al departamento de nómina cómo presentar un W-4 federal y un IT-2104 de Nueva York actualizados. Muchos empleadores ofrecen los formularios mediante un portal de nómina en línea. Otros requieren un formulario en papel. No envías estos formularios directamente al IRS ni al estado de Nueva York. Tu empleador los conserva y ajusta los cheques de pago futuros.
Los pasos básicos del W-4 federal son sencillos:
1. Indica tu estado civil para efectos de la declaración.
2. Completa la sección sobre varios empleos o un cónyuge que trabaja, si corresponde.
3. Indica los créditos por dependientes que cumplan los requisitos, cuando corresponda.
4. Considera otros ingresos, deducciones y cualquier cantidad adicional que quieras que se retenga de cada cheque de pago.
5. Firma y entrega el formulario al departamento de nómina.
La sección sobre varios empleos merece especial atención. Si tú y tu cónyuge reciben salarios, o si tienes más de un empleo con W-2, marcar solo la casilla del estado civil puede resultar en una retención insuficiente. Cada empleador solo ve el salario que te paga. No sabe cuánto paga el otro empleo o el empleador de tu cónyuge.
Para la retención de Nueva York, el Formulario IT-2104 utiliza exenciones de retención y hojas de cálculo para ajustes en lugar del formato del W-4 federal. Tu empleador también puede ofrecer instrucciones para completarlo, pero el personal de nómina no puede brindar asesoramiento fiscal personalizado. Si tu situación incluye ingresos de tu cónyuge, ganancias del trabajo por cuenta propia, ingresos de inversiones o deducciones importantes, conviene calcular el cambio antes de presentar el formulario.
Elige entre un reembolso mayor y cheques de pago más grandes
No existe una configuración de retención que sea correcta para todos. Algunas personas prefieren un reembolso mayor porque funciona como ahorro forzoso y les da un margen al presentar su declaración. Otras prefieren conservar más dinero en cada cheque de pago para pagar deudas, ahorrar para emergencias, comprar alimentos o cubrir gastos del negocio.
El equilibrio es sencillo: retener demasiado puede reducir el dinero disponible cada mes, mientras que retener muy poco puede dejarte con impuestos y posiblemente multas por pagar. Un reembolso moderado o un pequeño saldo por pagar suelen ser objetivos prácticos, pero la mejor meta depende de la estabilidad de tus ingresos y de tus hábitos de ahorro.
Si habitualmente debes más de lo esperado, puedes solicitar que se retenga una cantidad fija adicional de cada cheque de pago. Esto suele ser más fácil que intentar interpretar cada línea del W-4. Por ejemplo, alguien con ingresos constantes de trabajo independiente podría pedir que se retengan $100 adicionales de cada cheque de pago recibido cada dos semanas y revisar el resultado después de unos meses.
No te bases solo en el reembolso del año pasado
El reembolso del año pasado es información útil, pero no constituye un plan completo de retención. Las leyes fiscales, los ingresos, los créditos, las deducciones y las circunstancias familiares pueden cambiar. Un reembolso también puede haber estado influido por acontecimientos excepcionales, como prestaciones por desempleo, una distribución de una cuenta de jubilación, la venta de una vivienda, gastos educativos o pagos de impuestos estimados.
En su lugar, revisa los comprobantes de pago del año en curso. Compara los salarios brutos acumulados, la retención federal, la de Nueva York, las aportaciones para la jubilación, las deducciones del seguro médico, las bonificaciones y cualquier otro ingreso que esperes recibir. Si estás casado, incluye a ambos cónyuges. Si tienes un negocio o trabajo con ingresos 1099, calcula la ganancia neta después de los gastos ordinarios del negocio, no solo los ingresos brutos.
Una revisión a mitad de año es especialmente valiosa. Para el verano o comienzos del otoño, ya hay suficiente historial de nómina para hacer una proyección útil y todavía queda tiempo para ajustar. Esperar hasta diciembre puede limitar lo que se puede corregir mediante la nómina antes de que termine el año.
Ten cuidado con los errores comunes de retención
Declararte exento de retención cuando no cumples los requisitos es un error grave. La exención se limita a contribuyentes que no tuvieron obligación de pagar impuesto federal sobre la renta el año pasado y no esperan tenerla este año. No es una opción general para quienes quieren un cheque de pago más grande.
Otro error es suponer que tener un dependiente elimina automáticamente tu impuesto. Los créditos relacionados con hijos pueden reducir los impuestos considerablemente, pero la elegibilidad y los importes dependen de factores como la edad del menor, el parentesco, la residencia y tus ingresos. No solicites créditos en un formulario de retención a menos que razonablemente esperes cumplir los requisitos.
A veces, los contribuyentes que trabajan por cuenta propia pasan por alto el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia. Aunque las deducciones del negocio reduzcan el impuesto sobre la renta, las ganancias netas del trabajo por cuenta propia aún pueden generar impuestos del Seguro Social y Medicare. Aumentar la retención del W-2 puede ayudar a cubrirlos, pero la cantidad debe basarse en una estimación real.
Por último, recuerda que actualizar la retención afecta a los cheques futuros. No modifica los impuestos que debieron retenerse antes durante el año. Si detectas una insuficiencia de retención hacia el final del año, quizá necesites una cantidad adicional temporal más alta, un pago de impuestos estimados o ambas cosas.
Cuándo una revisión rápida puede ahorrarte dinero
La retención se vuelve más complicada cuando los ingresos proceden de varios lugares, cuando tienes un negocio nuevo o cuando tu vida cambia rápidamente. Lo mismo ocurre si debiste impuestos inesperadamente el año pasado, recibiste un aviso del IRS por una multa por pagos insuficientes o estás intentando ponerte al día con declaraciones no presentadas.
Un profesional de impuestos puede proyectar tu impuesto federal y de Nueva York a partir de los comprobantes de pago actuales y los ingresos previstos, y convertir el resultado en un cambio práctico de nómina. En Ziggy's Tax Advantage, eso significa orientación directa de un agente inscrito, sin tecnicismos ni presión innecesarios.
El mejor momento para cambiar la retención es antes de que una factura de impuestos se convierta en una crisis. Reúne tus comprobantes de pago recientes, la información de ingresos de tu cónyuge, si corresponde, y una estimación realista de tus ingresos adicionales. Dedicar unos minutos a planificar ahora puede hacer que la próxima temporada de declaraciones sea mucho más predecible.