Recibir su primer pago por un trabajo independiente es motivo de celebración. También puede dejarle una duda: «¿Cuánto de este dinero puedo gastar?». Si está empezando a trabajar por cuenta propia en Buffalo, no tiene que resolver toda su declaración hoy. Empiece con tres cosas: anote lo que cobra, aparte dinero y revise si le toca hacer algún pago.

Quizá diseña menús para un restaurante de la zona después de su jornada habitual. O quizá el trabajo independiente es su principal fuente de ingresos. En ambos casos, es normal que los primeros meses sean impredecibles. Una rutina sencilla le servirá más que una hoja de cálculo perfecta que nunca usa.

1. Anote lo que cobró y lo que gastó

Puede usar una hoja de cálculo o un cuaderno. Cada vez que cobre, anote quién le pagó, la fecha y cuánto recibió. Guarde la factura o el comprobante de pago en el mismo lugar. Para los gastos, guarde el recibo y anote para qué fue. Dentro de seis meses, «programa para el proyecto del menú» le dirá más que un cargo que apenas recuerda.

Anote los pagos que recibe en efectivo, por cheque o por una aplicación. Si un cliente no le envía un formulario 1099, registre ese pago de todos modos. El formulario muestra los pagos que un cliente o una plataforma reportó. No es una lista completa de todo lo que ganó.

Un ejemplo sencillo: Supongamos que un negocio de Buffalo le paga $1,000 por diseñar un menú y usted tiene $200 en gastos deducibles para ese trabajo. Le quedan $800 de ganancia antes de impuestos. Esa ganancia es el punto de partida para estimar los impuestos de ese trabajo. También le recuerda que conviene contar con los gastos del trabajo y los impuestos antes de decidir cuánto puede gastar.

Gastos comunes que conviene anotar

  • Teléfono celular: Si usa el mismo teléfono para llamadas de clientes y llamadas personales, guarde las facturas y anote cómo calculó la parte que usa para el trabajo. Por ejemplo, si la factura es de $80 y sus registros respaldan un 25% de uso para el negocio, la parte del negocio es de $20. Es solo un ejemplo; use la proporción que corresponda a su caso.
  • Millas recorridas en automóvil: Imagine que, después de reunirse con un cliente en Buffalo, va a una imprenta en Amherst para recoger unas pruebas de impresión de ese proyecto. Si recorre 12 millas, anote esas 12 millas, la fecha, adónde fue y el motivo. Registre cada viaje cuando lo haga y lleve la cuenta del total de millas del año. Deje fuera los mandados personales y los viajes habituales entre su casa y el trabajo.
  • Programas, materiales y comisiones: Guarde los recibos de gastos como una suscripción de diseño para trabajos de clientes, pruebas de impresión o comisiones de una aplicación para cobrarles a sus clientes. Si el recibo no aclara para qué fue el gasto, añada una nota breve.

Si usa la tarifa estándar por milla, no sume también la gasolina ni las reparaciones por esas millas. La tarifa por milla y los gastos reales del automóvil son dos formas distintas de calcular la deducción. Por ahora, basta con empezar a llevar un registro de las millas.

Hágalo fácil: Elija un solo lugar para sus facturas y recibos. Ponga un recordatorio semanal para anotar lo que se le haya pasado. Si ya hizo algunos trabajos sin llevar un registro, empiece por sus estados de cuenta, las aplicaciones de pago y el correo electrónico. Reúna lo que pueda y marque cualquier dato que le falte confirmar.

2. Aparte dinero a medida que cobra

Si puede, pase parte de cada pago a una cuenta de ahorros separada. Póngale el nombre «Impuestos». Ese hábito le ayuda a ver cuánto puede usar para el alquiler, los materiales o sus gastos personales. Al principio, lo importante es acostumbrarse a apartar dinero y luego revisar si está ahorrando lo suficiente.

¿Cuánto conviene apartar? No hay un porcentaje que sirva para todos. Dos personas pueden ganar lo mismo por cuenta propia y necesitar ahorrar cantidades distintas. Una quizá tiene un empleo donde ya le descuentan impuestos del sueldo. La otra quizá vive solo de lo que cobra a sus clientes.

Puede que necesite ahorrar para el impuesto federal sobre los ingresos, el del estado de Nueva York y el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia, que cubre el Seguro Social y Medicare. Si prefiere pedir ayuda con el cálculo, tenga a mano lo que ha cobrado y gastado, lo que espera ganar el resto del año y un comprobante de sueldo reciente si también tiene empleo. Puede empezar con cifras aproximadas y actualizarlas cuando tenga más información.

¿Y si sus ingresos cambian cada mes? Revise su plan después de un mes con mucho trabajo, cuando consiga un cliente habitual o si tiene un gasto grande. Lo que decidió ahorrar cuando tenía un solo proyecto podría quedarse corto si empieza a trabajar en varios. Si tiene menos trabajo, revise lo que ya tiene ahorrado y lo que ya pagó antes de decidir cuánto más puede apartar.

3. Revise si debe pagar durante el año

Apartar dinero en su cuenta no cuenta como hacer un pago de impuestos. Es posible que tenga que enviar parte de lo que debe durante el año. A esos abonos se les llama pagos estimados. Revise las reglas federales y las del estado de Nueva York por separado. Si le corresponde pagar a los dos, haga un pago al IRS y otro al estado. Guarde los comprobantes y anote el año tributario de cada pago.

Si trabaja por cuenta propia además de tener un empleo, pregunte si puede aumentar la retención federal de su sueldo para cubrir parte o todo lo que espera deberle al IRS. Revise por separado si todavía le corresponde hacer un pago al estado de Nueva York.

Si empezó a mitad de año o trabaja sobre todo en una temporada, revise la próxima fecha límite antes de decidir cuánto enviar. Los enlaces oficiales de abajo son un buen punto de partida. Marque la fecha en el calendario aunque todavía no sepa el importe. Déjese unos días antes del vencimiento para juntar sus comprobantes o pedir ayuda.

Cuando empiecen a llegar sus formularios

Compare los formularios 1099 que reciba con los pagos que ya anotó. Si el formulario de un cliente muestra los mismos $1,000 que ya están en su hoja de cálculo, márquelos ahí. No vuelva a sumarlos. Si un importe no coincide, revise primero las facturas y los comprobantes de pago. Si aún no encuentra el motivo, pregunte a quien le envió el formulario.

Si va a reunirse con un preparador de impuestos, lleve sus totales de ingresos y gastos, los formularios que recibió y los comprobantes de los pagos de impuestos que hizo. Con eso ya tiene por dónde empezar, aunque todavía tenga dudas sobre algunos gastos.

Qué puede hacer esta semana

  • Reúna lo que ya tiene. Ponga las facturas, los comprobantes de pago y los recibos en una sola carpeta.
  • Revise lo que cobró y lo que gastó. Calcule más o menos cuánto le queda después de los gastos del negocio.
  • Elija dónde guardar el dinero para impuestos. Así sabrá dónde apartarlo la próxima vez que cobre.
  • Busque las próximas fechas de pago. Si no sabe si le corresponden, pregunte mientras todavía tiene tiempo para organizarse.

Si hoy solo abre la carpeta y anota su primer pago, ya dio un buen paso. Si prefiere revisar los números con alguien, consulte nuestros servicios para trabajadores por cuenta propia en Buffalo. Si ya quiere hacer los cálculos, pruebe la calculadora de impuestos federales para una estimación aproximada o lea la guía de pagos estimados para ingresos 1099. La calculadora no estima el impuesto de Nueva York.

Fuentes oficiales